Maak via video kennis met je sollicitanten

Sollicitatiegesprekken op afstand. Die zijn al lang geen zeldzaamheid meer. Steeds meer werkgevers maken online kennis met hun kandidaten. Heb jij er nog geen ervaring mee? Check onze tips. Zo bereid je je goed voor en geef je een professionele indruk van je organisatie.

Dit doe je ruim van tevoren

• Benoem al in de vacaturetekst hoe de procedure eruitziet en dat het gesprek digitaal plaatsvindt.
• Verdiep je in de nieuwste tools voor online meetings en installeer de software. Op internet zijn stap-voor-stap-handleidingen en instructiefilmpjes te vinden.
• Leg in je uitnodiging aan de kandidaat uit welke tool je gebruikt. En stuur hem of haar een link en handleiding.
• Nodig maximaal drie deelnemers voor het gesprek uit. Dus naast jou en de kandidaat één andere collega, recruiter of HR-medewerker. Hoe meer deelnemers, hoe lastiger het is om een goed gesprek te voeren.
• Test de tool, bij voorkeur samen met de andere gesprekspartner vanuit je organisatie. Oefen samen het gesprek.
• Bied ook de kandidaat de mogelijkheid om de tool een of twee dagen van tevoren te testen.
• Geef aan dat jij contact opneemt. Laat ook weten dat je dat doet als tijdens het gesprek de verbinding wegvalt.
• Stem met je collega de werkwijze af. Wie leidt het gesprek, wie stelt welke vragen?

De laatste puntjes op de i

• Neem kort van tevoren contact op met je collega om te checken of hij of zij klaarzit en of alles duidelijk is.
• Check of je laptop of telefoon voldoende opgeladen is.
• Kies representatieve kleding. Ook al voer je het gesprek vanuit huis, als je op je werk bijvoorbeeld een pak draagt, doe je dat nu ook.
• Voorkom dat je wordt gestoord door pop-ups en geluidjes: sluit andere applicaties af en zet je telefoon op stil.
• Zorg dat je een ruimte voor jezelf hebt waar je niet wordt gestoord.
• Zorg voor (dag)licht op je gezicht. Ga bijvoorbeeld niet met je rug naar het raam zitten.
• Denk na over je achtergrond. Wat zien mensen achter jou? Sommige tools bieden de mogelijkheid om de achtergrond te vervagen.

Het gesprek

• Stel de kandidaat gerust. Geef aan dat je begrijpt dat deze manier van solliciteren buiten zijn of haar comfortzone kan zijn. Is het ook jouw eerste keer? Zeg dit dan ook.
• Maak oogcontact, kijk in de lens.
• Leid het gesprek in en stel de gesprekspartners aan elkaar voor.
• Maak aantekeningen op papier, dan klinken er geen storende typegeluiden.
• Geef de kandidaat de gelegenheid om vragen te stellen.
• Houd de afgesproken tijd in de gaten.
• Laat weten hoe de procedure er verder uitziet. Verloopt een eventueel volgend gesprek ook op deze manier? En wanneer hoort de kandidaat of hij of zij hiervoor is uitgenodigd?
• Vertel ook hoe het onboarden en inwerkproces in hun werk gaan*.

Heb je hulp nodig bij de communicatie over het sollicitatieproces, bijvoorbeeld in je vacatureteksten of in je uitnodigingsmails aan kandidaten? Wij helpen je graag.

Wil je meer weten over online onboarden en hoe je dit aanpakt? Onze relatie Compagnon is hierin gespecialiseerd. Download de whitepaper HR & Online Onboarding op de site van Compagnon.