Efficiënt e-mailen bespaart tijd

Heb jij wel eens bijgehouden hoeveel mailtjes je op een dag ontvangt? En hoeveel tijd je kwijt bent aan het beantwoorden ervan? Grote kans dat je schrikt van de uitkomst. Want we mailen met z’n allen heel wat af. Zowel naar klanten als collega’s. Wij geven je daarom een aantal praktische tips om efficiënt te mailen. Zo doe je niet alleen jezelf een plezier, maar ook de ontvanger van jouw mail.

1. Benut de onderwerpregel
   Het onderwerp van je mail springt het eerst in het oog. Het bepaalt dan ook of de ontvanger je mail snel opent, leest en beantwoordt. Vermeld in de onderwerpregel daarom zo concreet mogelijk waar je bericht over gaat. Wil je bijvoorbeeld een afspraak verzetten? Kies dan in het onderwerpveld niet voor ‘Afspraak’ maar voor ‘Afspraak verplaatst naar woensdag 12 december’. Hoe concreter het onderwerp is, hoe makkelijker je mail bovendien terug te vinden is voor de ontvanger. Veel mensen gebruiken de zoekfunctie in Outlook en andere mailprogramma’s om oude mails op te sporen.
   
   
2. Kom snel to-the-point
   Schrijf een duidelijke mail door de belangrijkste boodschap altijd bovenaan te zetten, direct na de openingsgroet. De uitleg, vragen of opmerkingen die je nog wilt delen, volgen pas daarna. Zo hoeft de ontvanger niet jouw hele bericht door om de essentie te lezen. Uitvoerige verhalen schrijven is heel menselijk, maar vaak niet nodig. Door je mail kort te houden en je te beperken tot de essentie, bespaar je de lezer kostbare tijd. En jezelf ook.
   
   
3. Beperk je tot één thema per mail
   Hoe meer onderwerpen, hoe onoverzichtelijker je bericht. En hoe groter de kans dat de ontvanger jouw mail parkeert. Combineer dus alleen onderwerpen wanneer ze écht bij elkaar horen. Wil je jouw klant informeren over twee verschillende onderwerpen of projecten? Stuur dan twee aparte mails en geef ze allebei een eigen onderwerp mee.
   
   
4. Breng structuur aan
   Is je mail wat langer? Werk dan met alinea’s. Een alinea van ongeveer drie regels is meer dan genoeg. Denk ook aan een nette aanhef en afsluiting. Ken je de ontvanger, of heb je hem eerder al gemaild of gesproken? Dan mag je ervoor kiezen om de aanhef wat minder formeel te houden. En eindig je mail met een slotgroet die aansluit bij die gekozen aanhef. Daarnaast is het voor de ontvanger prettig als je je contactgegevens duidelijk vermeldt. De meest ideale oplossing is natuurlijk een standaard e-mailhandtekening, inclusief buttons voor socialmediakanalen.
   
   
5. Gebruik bullets
   Heb je een aantal vragen aan de ontvanger? Of heb je bijvoorbeeld meerdere documenten van iemand nodig? Zet deze dan in een opsomming onder elkaar. Anders is de kans groot dat je maar op één of twee vragen antwoord krijgt en vervolgens weer opnieuw achter de informatie aan moet. Bullets werken ook goed om andere informatie te structureren; voor jezelf én voor de ontvanger.
   
   
6. Check je mail op vaste tijden
   Onze mailbox blijft gedurende de dag volstromen. Laat je daar vooral niet door afleiden. Check je mailbox bijvoorbeeld op een aantal vaste momenten. En ben je bezig met een klus waarbij je niet gestoord wilt worden? Schakel dan eens de waarschuwingspop-ups voor nieuwe berichten uit. Of sluit Outlook gewoon een tijdje af, want dat kan natuurlijk ook.
   
   
7. Bedenk of e-mail wel het juiste medium is
   Hoewel deze tip onderaan staat, zou je er eigenlijk mee moeten beginnen. Heb je snel antwoord nodig? Ligt een onderwerp wat gevoelig? Of vraagt een bepaalde kwestie wat meer uitleg? Dan is het vaak veel handiger om de telefoon te pakken of – in het geval van een collega – even naar diegene toe te lopen. Zo heb je direct antwoord, of je kunt even met de ander sparren of overleggen. Anders bestaat het risico dat je eindeloos op-en-neer blijft mailen en daar wordt natuurlijk niemand gelukkig van.