5 tips voor een goede out-of-officereply

Lig je net lekker te relaxen op je vakantiebestemming, komt er een interessante opdracht binnen in je mailbox. Niemand die ’m ziet, leest of doorstuurt. Weg inkomsten! Of erger nog: weg klant. Laat dus ook tijdens je vakantie wat van je horen. Volg onze vijf tips voor een goede out-of-officereply. 

Iedereen herkent ze: afwezigheidsmeldingen die meer vragen oproepen dan ze beantwoorden. Voorbeelden?

• Ik ben afwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met het secretariaat.
• Tot maandag 15 oktober ben ik afwezig. Voor dringende kunt u zich wenden tot een van mijn collega’s.
• 14 en 15 juni ben ik er niet.

Herken jij je eigen out-of-officereply hierin? Of heb je een afwezigheidsmelding die erop lijkt? Kijk er dan eens kritisch naar. Is de melding klantvriendelijk? En het belangrijkste … weet de mailer waar hij nu met zijn vraag terechtkan? Lees de onderstaande tips voordat je op vakantie gaat en houd je klantenbestand – waar je het hele jaar zo hard voor hebt gewerkt – in stand.

Tip 1: Vermeld wanneer je er weer bent

Laat de mailer weten wanneer je gaat én wanneer je weer terug bent. Misschien wil jouw klant liefst alleen met jou contact. Zo kan hij zelf bepalen of hij op jouw terugkeer wacht. 

Tip 2: Geef een reden 

Vertel kort waarom je niet bereikbaar bent. Of dit nou is vanwege ziekte, vakantie of zwangerschapsverlof. Wel zo klantvriendelijk. Ben je op een tweedaagse cursus? Zeg het dan! Daar word jij slimmer van en zo is je afwezigheid ook in het voordeel van de klant.

Tip 3: Help je mailer verder

Bij wie kan je klant terecht tijdens jouw afwezigheid? Vermeld een contactpersoon met voor- én achternaam, inclusief zijn of haar directe e-mailadres en telefoonnummer. Zo maak je het je klant makkelijk.

Tip 4: Laat weten of jouw mail gelezen wordt

Check je tijdens je afwezigheid regelmatig je mailbox, of juist helemaal niet? Of leest iemand anders jouw inkomende mail? Geef dit aan. Dan kan je klant zelf bepalen of hij een collega benadert.

Tip 5: Please inform your customers abroad

Ontvang je regelmatig mails uit het buitenland? Beperk je dan niet tot een out-of-officereply in het Nederlands, maar vermeld je bericht ook in andere relevante talen. Makes sense, doesn’t it?

Voldoet jouw out-of-officereply aan al deze punten? Dan kun je met een gerust hart op vakantie! Bon voyage …